Declaração trimestral de IVA: como preencher?

São considerados trabalhadores independentes aqueles que exercem atividade profissional sem a dependência de um contrato de trabalho ou equiparado. Após abrir atividade nas Finanças, está dispensado de cobrar IVA aos seus clientes durante um ano. Depois desse período, mantém-se a isenção enquanto os seus rendimentos anuais não ultrapassarem 15 000 euros.

No entanto, se no primeiro ano de atividade tiver um rendimento bruto superior a 15 000 euros, ou em qualquer dos anos subsequentes, deve entregar às Finanças uma declaração de término de isenção até final de janeiro do ano seguinte. Por exemplo, se, em agosto de 2025, verificar que já faturou mais de 15 000 euros nesse ano, em janeiro de 2026 terá de declarar à Autoridade Tributária (AT) que deixou de estar isento. A partir do mês seguinte, ou seja, fevereiro, deve começar a cobrar IVA sempre que emitir um recibo verde.

Como se cobra IVA nos recibos verdes?

Após estar enquadrado em IVA, tem de cobrar este imposto aos seus clientes. Quando estiver a preencher o recibo verde, na altura de adicionar o produto ou o serviço que vai faturar, deve indicar a taxa de IVA correspondente. A aplicação da AT faz os cálculos e apresenta-lhe o valor que o seu cliente terá de lhe entregar a mais a título de IVA.

O IVA que cobrou terá depois de ser entregue ao Estado. Para cumprir essa obrigação, é preciso entregar todos os trimestres uma declaração no portal das Finanças. A entrega da declaração é obrigatória, mesmo que não tenha obtido rendimentos no trimestre em questão.

Qual é o prazo para entrega do IVA trimestral?

A entrega trimestral do IVA é, regra geral, feita até ao vigésimo dia do segundo mês após o fecho de trimestre, ou seja, nos seguintes períodos:

• 1.º trimestre – até 20 de maio de cada ano (excecionalmente, em 2025 prolonga-se até 26 de maio);
• 2.º trimestre – até 20 de setembro (22 de setembro, excecionalmente, em 2025);
• 3.º trimestre – até 20 de novembro;
• 4.º trimestre – até 20 de fevereiro do ano seguinte.

Se não cumprir estes prazos, continua a poder entregar a declaração, mas será considerada fora de prazo e sujeita ao pagamento de uma coima:

• 15% a 50% do imposto em falta se o atraso for considerado negligente;
• 100% a 200% do imposto em falta por atraso culposo (até 90 dias).

A estes valores acrescem juros compensatórios e juros de mora, às taxas em vigor no momento.

Antes de entregar a declaração trimestral de IVA: classificar faturas

Nem sempre tem de entregar ao Estado todo o IVA que liquidou aos seus clientes. Esse valor pode ser deduzido do IVA que suportou nas aquisições e/ou prestações de serviços relacionadas com a sua atividade. Assim, poderá ter de entregar apenas uma parte do IVA que liquidou, ou mesmo não ter de entregar nenhum valor. Pode até vir a receber imposto do Estado.

Para tal, é muito importante que as faturas que são emitidas com o número de contribuinte (NIF) estejam corretamente classificadas no portal das Finanças. Inicie sessão no portal das Finanças. Pode utilizar o seu número de contribuinte (NIF) e senha de acesso, ou a sua chave móvel digital. Se não tem a senha, pode pedi-la, mas conte com cerca de cinco dias úteis até a mesma chegar às suas mãos.

Seguidamente, clique em “Serviços”, no menu à esquerda, para ter acesso ao Mapa do Sítio. Procure a área IVA, onde encontra a aplicação que permite procedimentos relativos à “Declaração Periódica do IVA”, como a entrega e a consulta da mesma, entre outros. Selecione “Classificar faturas”.

Deverá classificar as faturas indicando se são relativas a bens ou serviços adquiridos no âmbito da atividade profissional. Caso se trate de despesas realizadas no âmbito da atividade profissional, deve indicar se foram afetas total ou parcialmente à atividade, bem como o fim a que se destinam. Caso exista utilização parcial dos bens ou serviços na atividade profissional deve indicar a percentagem ou o montante de IVA a considerar como dedução na sua declaração.

Com as faturas corretamente classificadas, pode utilizar a funcionalidade IVA Automático. No entanto, esta apenas fica disponível a partir do dia 15 do mês seguinte ao final de cada trimestre.

Preencher a declaração trimestral de IVA

No menu referente à “Declaração Periódica do IVA”, selecione “Entregar declaração”.

1. Assistente de pré-preenchimento

Pode utilizar o assistente de pré-preenchimento, que permite a entrega da declaração de forma mais rápida, pois é preenchida com as informações já comunicadas à AT. No entanto, é possível corrigir algum dado que não esteja correto no decorrer do preenchimento.

O campo 1, relativo ao sujeito passivo, estará preenchido. Terá de indicar os dados solicitados no campo 2, referente ao período que pretende declarar, indicando o ano e o trimestre. Pressione o botão “Pré-Preencher”.

Caso não pretenda utilizar o assistente, pressione o botão “Fechar”. Terá de preencher todos os campos manualmente.

2. Início

O preenchimento da declaração está organizado por separadores. No primeiro ("Início”) devem ser dadas informações sobre a sua atividade, relativas ao espaço das operações e à identificação de contabilista certificado, entre outras.

3. Apuramento

No separador 6 ("Apuramento”), comece por indicar se efetuou, ou não, operações no trimestre a que se refere a declaração. Selecione “Sim” ou “Não”.

Nos campos seguintes, caso tenha optado pelo pré-preenchimento, bastar-lhe-á confirmar se os valores indicados pela aplicação estão corretos, podendo corrigir os que não estiverem.

Se preferiu preencher manualmente, terá de indicar, quando aplicável, os valores solicitados nos diferentes campos.

O campo 1 corresponde às transmissões de bens e prestações de serviços realizadas em território nacional, discriminando se foram taxadas à taxa reduzida, à taxa intermédia e/ou à taxa normal. Preencha a base tributável (ou seja, o rendimento bruto no trimestre) e o imposto a favor do Estado (o IVA que cobrou aos seus clientes nos recibos verdes). Neste campo, indique também as operações isentas ou não tributadas.

No campo 5, pode verificar o IVA que irá ser deduzido ao seu imposto a pagar. Caso os campos não estejam pré-preenchidos, terá de inserir manualmente o valor de IVA que liquidou aos seus clientes.

O campo 11 é automático. Aqui pode verificar o total do imposto a seu favor (ou seja, o que deduziu pelas suas despesas) e o total a favor do Estado apurado no trimestre. O primeiro é subtraído ao segundo e fica definido o imposto a entregar ao Estado. Caso tenha deduzido mais do que aquele que liquidou, terá direito a receber a diferença, valor que é indicado no campo com o nome “Crédito de imposto a recuperar”.

4. Desenvolvimento

O separador 6-A ("Desenvolvimento”) não se aplica à maioria das atividades que passam recibos verdes, devendo ser preenchido apenas em casos muito específicos. Por exemplo, se tiver adquirido ouro, sucatas e/ou cortiça e outros produtos de origem silvícola.

5. Anexos

Depois de preenchidos os três separadores correspondentes ao Rosto da declaração, poderá ainda ter de entregar algum anexo. Se for o caso, pressione o botão branco “Anexos”. Seguidamente, pressione “Adicionar anexo”. Pode selecionar entre diferentes anexos pressionando sobre aquele que lhe interessa.

6. Entregar

Com os campos e os anexos todos preenchidos, procure o botão verde “Entregar”. Na seta ao lado, pode validar a declaração e verificar se as informações estão todas corretas antes da entrega. Tem ainda a possibilidade de imprimir e guardar essa declaração. Outra opção é abrir uma declaração que tenha guardado previamente.

Caso tudo esteja em ordem, pressione o botão verde para entregar a declaração.

Pagar o IVA trimestral

O IVA deve ser pago ao Estado, em regra, até cinco dias depois do término do prazo para entrega da declaração. Para obter o documento de pagamento, no menu referente à “Declaração Periódica do IVA”, selecione “Obter documento de pagamento”. Terá de indicar o ano a que se refere o pagamento e pressionar o botão “Pesquisar”.

Caso a pesquisa devolva mais do que um resultado, o documento que procura deverá ser o primeiro da lista. Pressione o botão “Obter doc. pagamento" ao lado da identificação da declaração.

Confirme o valor a pagar. Se pretender fazer o pagamento por MB Way, selecione o botão correspondente. Para obter o documento com a referência para pagar por multibanco ou homebanking (selecione Pagamentos ao Estado), nas secções de cobrança das Finanças e nos balcões dos CTT, pressione o botão “Obter documento”.