IRS recibos verdes: regras e obrigações fiscais

Com o início do novo ano, a taxa máxima de retenção na fonte para os trabalhadores independentes de um determinado conjunto de atividades passou de 25% para 23 por cento. A medida consta do Orçamento do Estado para 2025 e aplica-se apenas a profissionais previstos na tabela de atividades do Código do IRS, como arquitetos, médicos, advogados, professores ou atores, entre outros. Este ano, os pagamentos por conta também descem de 76,5% do montante calculado para 65 por cento, com base numa fórmula que considera os rendimentos do antepenúltimo ano.

Tal como os trabalhadores por conta de outrem, além das obrigações perante a Segurança Social, os trabalhadores independentes devem cumprir algumas obrigações fiscais. Saiba como abrir atividade, como emitir recibos verdes, quem tem de fazer retenção na fonte ou como são deduzidas as despesas dos trabalhadores independentes no IRS.

Abrir atividade nas Finanças

Se vai começar a trabalhar como trabalhador independente e precisa de emitir recibos verdes, tem de abrir atividade nas Finanças. Pode fazê-lo presencialmente, num dos balcões da Autoridade Tributária, ou pela internet, no portal das Finanças. Quando deixar de trabalhar como trabalhador independente, deve também, no prazo de 30 dias, fechar atividade nas Finanças. Se deixar de exercer determinada atividade principal para iniciar outra distinta, por exemplo, a declaração a entregar é de alterações.

Lembre-se de que no primeiro ano de atividade como trabalhador independente beneficia de isenção de contribuições para a Segurança Social. Depois desse período, tem de fazer descontos para a Segurança Social e apresentar uma declaração trimestral dos seus rendimentos.

Optar por regime simplificado ou contabilidade organizada?

Ao abrir atividade terá de optar entre o regime simplificado ou a contabilidade organizada. O primeiro aplica-se a trabalhadores em nome individual com um rendimento anual bruto até 200 mil euros. Já a contabilidade organizada é obrigatória para quem tenha um rendimento anual bruto igual ou superior a 200 mil euros.

Se ultrapassou o limite legal (mais de 200 mil euros) no ano passado, terá de contratar um contabilista certificado e inscrito na respetiva ordem profissional para lhe alterar o regime de tributação. Nos casos em que não é obrigatória, a contabilidade organizada só apresenta vantagens se ao longo do ano houver despesas com a atividade superiores a 25% dos rendimentos totais.

Um trabalhador no regime simplificado pode optar pelo regime da contabilidade organizada até ao fim do mês de março do ano em que pretende que seja aplicado esse enquadramento.

Como emitir faturas-recibos

Ao receber pelos serviços prestados tem de emitir um recibo verde (uma fatura-recibo) no portal das Finanças, seguindo os seguintes passos: Cidadãos > Serviços > Recibos Verdes > Faturas e Recibos Verdes > Emitir.

Além do valor que recebeu, deve indicar o valor retido na fonte, caso não esteja dispensado. É também importante que saiba se está obrigado a cobrar IVA. Nesse caso, tem de mencionar esse valor em cada fatura‑recibo emitida e entregar uma declaração de IVA trimestralmente. 

Emitir um ato isolado

Caso pretenda prestar apenas um serviço esporádico, não precisa de abrir atividade como trabalhador independente. Pode, sempre que quiser, emitir um ato isolado. Os passos são os mesmos que os usados para emitir uma fatura-recibo. Terá apenas de escolher a opção "Ato isolado".

As contribuições às Finanças (e à Segurança Social) que resultem desse ato isolado devem ser pagas até ao final do mês seguinte à emissão do ato isolado. Depois de obter a guia de pagamento, pode pagar numa caixa de multibanco, através de homebanking ou num balcão do serviço de Finanças. 

Retenção na fonte e taxas aplicáveis

Atualmente, se obtiver rendimentos superiores a 14 500 euros, tem de fazer retenção na fonte. Ainda assim, mesmo que obtenha rendimentos inferiores a 14 500 euros, pode sempre optar por fazer ou não retenção na fonte. O acerto de contas com as Finanças é feito na liquidação do IRS.

As taxas de retenção na fonte – 23%, 20%, 16,5% e 11,5% – dependem do tipo de atividade desempenhada.

Confirme em qual das situações se enquadra antes de emitir um recibo verde. Além disso, confirme se está isento: há atividades que não precisam de fazer retenção na fonte (hotelaria, agências de viagens, restauração, etc.).

IVA: quando cobrar e como declarar

Caso obtenha ao longo do ano rendimentos brutos anuais superiores a 15 000 euros, tem de cobrar IVA nos recibos verdes que emitir. Se é o seu primeiro ano de atividade como trabalhador independente, e não ultrapassar o referido limite, em proporção com os meses que faltam até ao final do ano, também poderá estar isento. No entanto, se ultrapassar os 15 000 euros de rendimentos brutos anuais, deve entregar às Finanças uma declaração de término de isenção até final de janeiro do ano seguinte. Ainda é possível obter a isenção para algumas atividades profissionais, como os médicos ou os artistas, por exemplo.

Se cobrar IVA, deve apresentar uma declaração trimestral de IVA, no portal das Finanças.

Preencher a declaração de IRS

Ao preencherem a declaração de IRS, todos os trabalhadores independentes estão obrigados a preencher o quadro 4A e o quadro 6 do Anexo B. Se só emitiu um ato isolado ao longo do ano a que se refere a declaração de IRS, deve declarar o valor recebido (sem IVA) no quadro 4A do anexo B. Já o valor da retenção na fonte deve ser assinalado no quadro 6. A DECO PROteste explica como fazê-lo, passo a passo.

Dedução de despesas

Cada trabalhador independente pode deduzir até 25% do seu rendimento anual bruto. Entre as despesas aceites estão os gastos com pessoal, rendas de imóveis usados para a atividades, despesas com a aquisição de bens ou contratação de serviços relacionados com a atividade, entre outras.

As Finanças deduzem automaticamente 4462,15 euros. Deve justificar 15% do rendimento com despesas elegíveis. Se não o fizer, o que estiver em falta acresce ao rendimento tributável. Para isso, deverá responder "Sim" à questão "No âmbito da atividade profissional?", que surge à frente de cada despesa pendente. Os restantes 10%, para atingir a dedução máxima de 25%, não precisam de ser justificados. 

Dedução parcial ou total

Ao validar as despesas no e-fatura, pode escolher entre as opções "parcial" ou "total". Se assinalar "parcial", as Finanças só têm em conta 25% do valor total das despesas. Podem ser enquadradas aqui as despesas com a eletricidade, por exemplo. Já na opção "total", o valor é contabilizado na sua totalidade. Aqui podem ser colocados, por exemplo, os gastos com eletricidade, água, transportes e telecomunicações.