Administrador do condomínio: como escolher e quais as funções?

O administrador é uma figura fundamental no condomínio. Compete-lhe não só fazer cumprir as decisões da assembleia como também agir quando as partes comuns estiverem em risco.

Mas como nem sempre é fácil encontrar quem aceite esta função de bom grado, alguns condomínios preferem repartir algumas tarefas. Assim, a função torna-se mais leve. Aliás, tal é aconselhável nos edifícios com muitas frações. Outra solução pode ser a contratação da administração do condomínio a uma empresa externa especializada na área.

Anualmente, a assembleia de condóminos deve eleger um administrador, seja este um condómino ou alguém externo ao prédio, como uma empresa de gestão de condomínios. Caso isso não aconteça, o Código Civil determina que as funções devem ser obrigatoriamente desempenhadas pelo condómino cuja fração (ou frações) represente a maior percentagem ou permilagem do prédio, ou seja, aquele que tem a casa com maior área. 

Quais as funções do administrador do condomínio?

O administrador de condomínio tem diversas funções, entre as quais:

• verificar a existência do fundo comum de reserva;
• executar as deliberações da assembleia (que não tenham sido impugnadas) no prazo máximo de 15 dias úteis, ou no prazo fixado para o efeito (salvo nos casos de impossibilidade devidamente fundamentada);
• informar, pelo menos a cada seis meses (por escrito ou correio eletrónico), os condóminos sobre o desenvolvimento de qualquer processo judicial, processo arbitral, procedimento de injunção, procedimento contraordenacional ou procedimento administrativo (exceto no caso de processos sujeitos a segredo de justiça, por exemplo);
• emitir no prazo máximo de dez dias a declaração de dívida do condómino, sempre que tal seja solicitado pelo mesmo;
• intervir em todas as situações de urgência, convocando de imediato assembleia extraordinária de condóminos;
• quando esteja em causa uma deliberação da assembleia de condóminos relativamente a obras de conservação extraordinária ou em caso de obras de inovação, o administrador está obrigado a apresentar pelo menos três orçamentos diferentes para a respetiva execução, exceto se o regulamento de condomínio ou a assembleia de condóminos diga o contrário.

Como é eleito o administrador do condomínio?

A lei diz que o administrador deve ser eleito em assembleia de condóminos, por maioria dos votos representativos do capital investido (maioria simples). O cargo tanto pode ser exercido por um condómino como por um terceiro (por exemplo, uma empresa de administração de condomínio).

Há diferentes formas de eleger uma administração.

Eleição

Forma mais comum, que a lei prevê por defeito. Salvo disposição em contrário no regulamento ou por deliberação da assembleia de condóminos, o mandato do administrador é de um ano, renovável.

Nomeação sucessiva

Como nem sempre há candidatos, é frequente "distribuir o mal pelas aldeias": o primeiro mandato pode ser exercido pelo proprietário da fração A, o segundo pelo da B e assim sucessivamente.

Pagar pela administração

Criar incentivos para quem desempenha o cargo pode ser motivador. A assembleia pode atribuir um salário ao administrador ou recorrer a uma empresa.

Nomeação pelo tribunal

Qualquer condómino pode pedir ao tribunal a nomeação de um administrador. Enquanto decorre o processo, as funções são desempenhadas a título provisório pelo proprietário com maior permilagem (ou por ordem alfabética da fração, em caso de empate).

Para evitar um condomínio sem administração quando um mandato chega ao fim, o antigo administrador mantém-se em funções até ser eleito o sucessor.

Um condómino pode recusar ser administrador?

O que acontece se um condómino não quiser administrar o condomínio? A questão não é pacífica. Para alguns, a decisão da assembleia tem de ser cumprida, uma vez que cabe àquela decidir em matérias do condomínio, podendo a deliberação apenas ser impugnada nos tribunais. Outros entendem que a eleição não pode ser imposta a um condómino que não pretenda exercer o cargo de administrador.

Na verdade, para haver uma eleição têm de existir, primeiramente, candidatos que, voluntariamente, se ofereçam para exercer a função. Esses candidatos devem predispor-se, de livre vontade, a oferecer a sua disponibilidade pessoal. Assim sendo, com que legitimidade uma assembleia de condóminos pode impor tal obrigação?

Num cenário extremo, essa imposição permitiria que condóminos articulassem entre si o resultado da eleição e, não simpatizando com um dado vizinho, o nomeassem administrador, tantas vezes quanto possível. Além disso, essa imposição poderia levar a que o cargo recaísse sobre um condómino que, ao padecer de uma doença incapacitante, sem condições físicas ou psíquicas, por exemplo, seria obrigado a exercer a função. Estas duas situações seriam, até no entender dos defensores da imposição, imprudentes.

A nomeação deve ser feita no interesse de todos, assim como um pleno desempenho, com dedicação, das funções que são atribuídas, tendo sempre em vista o interesse do condomínio. A DECO PROteste defende, por isso, que nenhum condómino é obrigado a aceitar a eleição da assembleia, sempre que não tenha havido lugar a uma candidatura prévia. No entanto, aconselha, como forma de evitar atritos com os restantes vizinhos, a justificar porque recusa exercer as funções de administrador. Em alternativa, o condomínio pode sempre recorrer à administração externa, por parte de uma empresa de gestão de condomínios.

Como escolher uma empresa de administração do condomínio?

A atividade das empresas de administração de condomínio ainda não é regulada, embora a medida já tenha sido anunciada. A reputação é um indicador da qualidade do serviço. Certifique-se de que a empresa está legalizada. Introduza o nome no site do Instituto dos Registos e do Notariado. Em caso de dúvidas, peça informação online.  

Defina os serviços a contratar, tendo em conta as necessidades do condomínio: orçamento disponível, dimensão do prédio, quantidade e natureza das partes comuns, relação entre vizinhos, etc. Não se deixe seduzir por serviços suplementares, como seleção de seguros, apoio jurídico e engenheiros. Mesmo que pretenda contratá-los, compare preços. Peça orçamentos, no mínimo, a três empresas.

Limite os poderes da empresa no contrato e em assembleia. Reserve o direito de veto do condomínio em decisões importantes, como seguros e obras. Os cheques e a autorização de débitos em conta devem ter a assinatura de um condómino designado pela assembleia, pelo menos. Nomear um administrador residente para acompanhar a empresa também pode evitar surpresas desagradáveis.

Prefira um contrato anual, sem penalização e com pré-aviso máximo de 30 dias para o terminar (denúncia do contrato). Se a empresa não cumprir as suas obrigações contratuais, o condomínio pode resolver o contrato por incumprimento, ou seja, pode pôr fim ao contrato. Nestes casos, comunique essa intenção à empresa através de carta registada com aviso de receção, indique claramente qual o incumprimento e solicite a devolução de documentos ou valores que ainda se encontrem em poder da empresa. Neste caso, adota-se a solução prevista na lei para qualquer administrador: a exoneração.

Como denunciar más práticas na administração do condomínio?

Em caso de litígio, conte com o serviço de informação da DECO PROteste (218 410 858). Se for vítima de fraude ou burla, por exemplo no que diz respeito a valores do condomínio, denuncie o caso às autoridades policiais ou ao Ministério Público. Apresente queixa no Instituto dos Mercados Públicos, do Imobiliário e da Construção (IMPIC) se lhe recusarem o livro de reclamações, não entregarem faturas, etc. Se as atitudes indiciam más práticas e lesam os condóminos, como conflitos de interesses nas atividades desenvolvidas pela empresa, recorra aos julgados de paz ou tribunais.