Assembleia de condomínio: quais as regras e como organizar?

Nos primeiros meses do ano, o administrador do condomínio deve organizar uma assembleia de condomínio. Mas há um conjunto de regras a cumprir para que tudo corra bem. Veja como redigir a convocatória, quantos votos são necessários para tomar decisões ou como aprovar uma ata.

Quais as regras para a realização da assembleia de condomínio?

As assembleias de condomínio devem realizar-se, no mínimo, uma vez por ano, na primeira quinzena de janeiro. No entanto, nada impede que seja fixada outra data. A reunião pode realizar-se, excecionalmente, até ao final dos primeiros três meses do ano, desde que tal esteja previsto no regulamento de condomínio ou se existir uma deliberação da assembleia de condóminos, por maioria simples, que o determine.O objetivo desta reunião deve ser a discussão e aprovação das contas do ano anterior e do orçamento para o ano corrente, assim como outros assuntos que constem da ordem de trabalhos.

Local

A assembleia deve decorrer na sala de condóminos. Se não existir, o hall do prédio ou o átrio das garagens são opções. Há, ainda, a possibilidade de realizar as reuniões de condomínio virtualmente ou em regime misto (com presenças físicas e digitais). Cabe à administração do condomínio escolher o método em que a assembleia se realiza. Se algum condómino não tiver meios para participar nas reuniões online, e se o comunicar com antecedência, a administração deve providenciá-los. Caso contrário, a assembleia não pode decorrer por videoconferência.

Quem deve ser convocado

Todos os condóminos que residam ou não no prédio devem ser convocados. Os não-residentes devem indicar ao administrador a sua morada para o envio da convocatória, mesmo que seja noutro país. No caso de apartamentos arrendados, a convocatória deve ser enviada para os senhorios, uma vez que são estes os proprietários e não os inquilinos.

Como fazer a convocatória

A convocatória pode ser feita por carta registada, enviada dez dias (seguidos) antes da data da reunião. Se esta formalidade for cumprida, considera-se que a convocatória foi realizada. Casos em que o destinatário se ausenta sem disso dar conhecimento, muda de residência sem informar por escrito a administração da nova morada, se recusa a receber a carta ou não a levanta nos correios não podem servir de desculpa a um condómino faltoso para, mais tarde, impugnar as decisões da assembleia.

A convocatória também pode ser entregue pessoalmente, desde que o administrador fique com um recibo de receção assinado pelo condómino. Em alternativa, é possível também enviar a convocatória por e-mail, solicitando a confirmação da receção também por esta via. No entanto, esta opção só é válida se e para os condóminos que concordem com tal método e desde que fique registado em ata. A ata deve mencionar o e-mail para onde deve ser enviada a convocatória. Se a convocatória for enviada por e-mail, deve também ser enviado, por sua vez, o recibo de receção.

Apesar de poder ser mais prático, não basta afixar a convocatória em locais de passagem ou colocá-la nas caixas de correio, pois não há garantia de que os moradores tomem conhecimento da reunião. Este método é útil apenas como “lembrete”.

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5 passos para fazer uma assembleia de condomínio

1. Convocar a assembleia 

Regra geral, deve ser o administrador a convocar a assembleia de condomínio. Porém, os condóminos que representem, pelo menos, 25% do capital, também o podem fazer. E afixar um anúncio no hall do prédio não é suficiente. Este método não tem valor legal e abre portas a que seja possível anular as decisões tomadas na reunião. Em alternativa, pode optar por um dos seguintes métodos, desde que o faça com, no mínimo, dez dias de antecedência e tenha um comprovativo em como os condóminos receberam a informação:

• enviar a convocatória por carta registada para casa dos proprietários;
• enviar a convocatória por e-mail, solicitando a confirmação da receção também por esta via. Esta opção só é válida para os condóminos que concordarem em assembleia anterior e se ficar registado em ata, a qual deve indicar o e-mail;
• notificar os condóminos em presença, pedindo-lhes que assinem o livro de protocolo, em como tomaram conhecimento. Este livro pode ser comprado nas papelarias.

O dia, a hora e o local da reunião devem constar da convocatória da assembleia, assim como a ordem de trabalhos e as propostas que precisam de unanimidade para serem aprovadas. Se algum destes elementos faltar, a convocatória pode ser considerada inválida, bem como as decisões tomadas nessa reunião. Para poupar tempo na reunião, o administrador deve enviar também os documentos que serão discutidos no encontro, por exemplo, as contas do ano anterior e o orçamento. Veja como redigir a convocatória mais abaixo.

2. Confirmar que existe quórum

À hora marcada para a reunião, identifique os condóminos presentes. Verifique também se os ausentes se fizeram representar por procurador. Finalmente, veja se existe quórum para dar início à reunião. Ou seja, se os presentes representam mais de 50% da permilagem do prédio. A permilagem de cada fração pode ser consultada no título constitutivo da propriedade horizontal.

Na falta de quórum, e se não tiver sido fixada desde logo na convocatória outra data, a reunião considera-se convocada para uma semana depois, na mesma hora e local, podendo as deliberações ser aprovadas por maioria dos votos dos condóminos presentes, desde que representem, pelo menos, um quarto do valor total do prédio. Deverá, de qualquer forma, redigir a ata da reunião em que não existiu quórum.

Contudo, se existirem condições para reunir a presença, no próprio dia, dos condóminos que representem um quarto do valor do prédio, a convocatória pode ser realizada, no mesmo local, 30 minutos depois. Se forem ser discutidas propostas que exijam unanimidade, a aprovação já só pode acontecer se os condóminos presentes na reunião representarem, pelo menos, dois terços do valor total do prédio.

A elaboração de uma lista de presenças, a ser assinada por todas as pessoas que comparecerem à reunião da assembleia de condóminos, pode revelar-se bastante útil.

3. Discutir as propostas

Introduza os assuntos a tratar, de acordo com a ordem de trabalhos indicada na convocatória da assembleia. Na primeira reunião anual devem ser apresentadas as contas respeitantes ao ano anterior e o orçamento para o ano corrente.

Todas as propostas devem ser discutidas e todos os condóminos são rigorosamente iguais no que respeita às possibilidades de intervenção.

Defina um período para cada assunto, mas reserve também cerca de 15 minutos no final da reunião para outras questões.

Tome notas ao longo da reunião. Estas podem ajudar a redigir a ata, no final.

4. Votar as deliberações

O número de votos a que cada fração tem direito é, regra geral, relativo à permilagem. Por exemplo, um condómino cuja fração corresponda a 102 por mil do valor total do edifício tem direito a 102 votos. Se a divisão estiver feita em percentagem, e não permilagem, a lógica mantém-se.

Esta regra admite exceções, nomeadamente no título constitutivo da propriedade horizontal ou até no regulamento do condomínio, que podem prever que todas as frações têm o mesmo peso na votação.

No geral, basta que os votos a favor sejam superiores aos votos contra (a chamada maioria simples) para que as deliberações sejam aprovadas. É o caso, por exemplo, de obras de isolamento e pintura do prédio. Mas existem situações em que a lei prevê outro tipo de maioria.

Dois terços do valor total do prédio

• Obras de inovação: por exemplo, substituir os intercomunicadores áudio por vídeo.
• Obras que modificam a linha arquitetónica ou estética do prédio: por exemplo, fechar uma varanda e torná-la marquise.

Dupla maioria

Pede a maioria dos condóminos, desde que estes representem a maioria do valor total do prédio.

• Colocação de elevadores em prédios com mais de oito frações.
• Instalação de gás canalizado em prédios com mais de oito frações.

Nestas duas situações, caso o edifício tenha menos de oito frações, a maioria aplicada é a de dois terços.

Sem oposição

Não podem existir votos contra, apenas abstenções.

• Proibir atividades que não constem no título constitutivo da propriedade horizontal.
• Dividir frações autónomas em novas frações, quando o título constitutivo não o permita (por exemplo, alguém pretende dividir um apartamento em dois mais pequenos).

Unanimidade

Todos os condóminos têm de estar de acordo e não podem existir abstenções.

• Alterar o título constitutivo da propriedade horizontal. A falta de acordo pode ser suprida pelo tribunal, desde que os votos contra sejam inferiores a 1/10 do capital e a alteração não modifique as condições de uso, o valor ou o fim das frações (por exemplo, se a casa se destina a habitação).
• Aprovar o regulamento do condomínio na sua totalidade.
• Arrendar ou vender uma parte comum ou vender equipamento que pertença ao condomínio.
• Fazer obras de reconstrução do edifício, em caso de destruição superior a três quartos do seu valor.

5. Aprovar a ata

A ata deve ser redigida pelo presidente da assembleia de condomínio e resumir o que se passou na reunião. Todos os condóminos presentes têm de assinar a ata.

As deliberações são eficazes desde que a ata seja aprovada, independentemente de ter sido ou não assinada pelos condóminos. Por outro lado, as deliberações devidamente consignadas em ata são vinculativas, quer para os condóminos quer para terceiros, desde que estes últimos sejam titulares de direitos relativos às frações, por exemplo, arrendatários.

Os ausentes também terão de aprovar a ata. Para tal, o administrador tem de comunicar a ata da assembleia no prazo de 30 dias, através de carta registada com aviso de receção ou por e-mail, se os condóminos desejarem receber a comunicação por este meio. Os condóminos ausentes têm 90 dias após receberem a carta para comunicar, por escrito, se concordam ou não. O silêncio é considerado como aprovação.

A ata deve conter, no mínimo:

• a identificação da assembleia (ordinária ou extraordinária);
• a data, a hora e o local;
• os condóminos presentes e representados;
• a verificação do quórum;
• um resumo dos assuntos debatidos;
• as deliberações tomadas com indicação dos votos a favor, contra e abstenções;
• e a assinatura dos condóminos presentes.

O administrador de condomínio está obrigado a guardar todas as atas e deve permitir a sua consulta aos condóminos.