5 truques para organizar as despesas mensais no Excel

Seja para planear as férias, preparar a reforma ou ter apenas mais folga ao final do mês, é fundamental que saiba exatamente para onde vai o seu dinheiro todos os meses. A tarefa não é simples, mas a criação de um orçamento familiar, que reflita o mais possível a realidade financeira do seu lar, será uma boa ajuda.

Conheça cinco regras essenciais para criar e gerir o seu orçamento familiar.

1. Registe todas as despesas e receitas

Em primeiro lugar, registe todos os seus movimentos financeiros ao longo do mês, no suporte que o deixe mais confortável – um caderno, uma folha de cálculo do Excel ou uma aplicação para smartphone. 

2. Crie diferentes categorias 

Classifique despesas e receitas em diferentes categorias, para que seja mais fácil identificá‑las e organizá‑las.

• Nas receitas, crie categorias para eventuais rendimentos provenientes de trabalho por conta de outrem, trabalho por conta própria, pensões ou subsídios. Pode ainda considerar rendimentos patrimoniais, como rendas, rendimentos de aplicações de capital, como juros, ou de trabalhos esporádicos. Uma dica importante: num orçamento elaborado numa base mensal, os rendimentos do trabalho devem ser registados no mês subsequente ao do respetivo pagamento, já que, no geral, só farão efetivamente face às despesas do mês seguinte.

• Preveja também uma rubrica para a poupança, destinando‑lhe, desde logo, e se possível, 10% das receitas.

• No campo dos encargos, há categorias essenciais, como a da alimentação. Para as refeições fora de casa, crie uma categoria à parte, por ser um tipo de despesa mais facilmente sujeita a cortes, se necessário. Na habitação, considere eventuais rendas mensais ou as prestações da casa, se tiver crédito à habitação, bem como os custos dos seguros associados ao empréstimo. Inclua também as despesas com o condomínio, se existirem. Os gastos com eletricidade, água e gás devem ter uma categoria própria. Outra rubrica a considerar é a das deslocações, sejam em viatura própria ou em transportes públicos. Aqui, pode incluir despesas com passes mensais ou combustível. Os encargos com manutenção, seguro e impostos, pelo seu caráter não recorrente, deverão ter uma categoria própria.

As categorias criadas dependerão das especificidades de cada família. Crie todas as que achar necessárias, pois a utilidade do orçamento será tanto maior quanto maior for também o seu grau de detalhe.

3. Faça uma estimativa das despesas anuais

Gastos ocasionais, como a manutenção do automóvel ou as férias, devem ser registados no orçamento familiar, numa ótica mensal, e não apenas na data em que ocorrem.

Para isso, faça uma estimativa dos custos anuais que tem com este tipo de despesas, divida‑as por 12 e inclua‑as na rubrica de despesas não correntes. Ou seja: imagine que prevê gastar até 2000 euros nas férias e 1000 euros com a manutenção da viatura. Dividindo o total por 12 meses, estas despesas traduzir‑se‑ão numa verba mensal de 250 euros.

4. Destine 10% das receitas para a poupança

Uma das regras de ouro das finanças pessoais é ter um fundo de emergência, ou seja, uma poupança com um montante correspondente a cerca de seis salários para fazer face a situações extraordinárias, como desemprego ou uma doença súbita, ou a possíveis défices mensais no orçamento. Esse dinheiro deve estar aplicado num produto com capital garantido, como um depósito a prazo, totalmente mobilizável.

Até obter o valor aconselhado, o fundo de emergência deve ser reforçado com os 10% das receitas que destina, no início do mês, à poupança. Se for utilizado, também deve ser reforçado desta forma, até atingir novamente o valor inicial.

Alcançado o objetivo, os montantes poupados devem ser canalizados para o reembolso de eventuais créditos ou, numa ótica de longo prazo, para produtos como planos de poupança-reforma, fundos de investimento, ações ou outros, tendencialmente mais rentáveis, mas, na maioria dos casos, sem capital garantido.

5. Analise o histórico de despesas

Para ter uma noção da evolução da situação financeira da família, o ideal é registar as receitas e as despesas do último ano ou, pelo menos, dos últimos seis meses. Consultar os movimentos bancários registados ao longo deste período e eventuais talões ou recibos que tenha guardado irá auxiliá‑lo nesta tarefa.

Gastos registados, orçamento familiar controlado

Comparar receitas e despesas resultará numa de três situações possíveis: superávite, equilíbrio ou défice, conforme obtenha um valor maior, igual ou menor do que zero, respetivamente, ao subtrair o total de despesas às receitas.

Se o balanço for positivo, o excedente deve ser canalizado para produtos de poupança que permitam não só fazer face a despesas extraordinárias como também acautelar objetivos de longo prazo, como a entrada para a compra de uma casa, pagar os estudos dos filhos, preparar a reforma ou fazer investimentos financeiros. Já quando o saldo mensal é sistematicamente negativo, deve olhar para as várias rubricas e perceber que despesas podem ser reduzidas ou otimizadas.

Com a informação organizada, será, certamente, mais fácil gerir as suas finanças pessoais e identificar potenciais problemas. Mas atenção: se precisar de fazer cortes, a redução da percentagem de poupança deve ser uma decisão de último recurso.