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Reuniões de condomínio virtuais são uma alternativa segura

As reuniões de condomínio já podem ser feitas à distância. A medida foi implementada após a nossa reivindicação, mas lamentamos que se limite a 2021.

  • Dossiê técnico
  • Sofia Lima
  • Texto
  • Cláudia Sofia Santos
04 fevereiro 2021
  • Dossiê técnico
  • Sofia Lima
  • Texto
  • Cláudia Sofia Santos
Assembleia virtual

iStock

A partir de fevereiro, todas as reuniões de condomínio são consideradas válidas, quer sejam realizadas presencialmente, virtualmente ou em regime misto (com presenças físicas e digitais). As novas regras foram publicadas em Diário da República e, apesar de serem um regime de exceção por causa da pandemia, vêm facilitar muito a gestão dos condomínios. Quase há um ano que algumas reuniões estavam pendentes até uma data em que a segurança estivesse reposta e a saúde pública assegurada.

Quando exigimos que as reuniões de condomínio online estivessem previstas na lei, pretendíamos acautelar as decisões tomadas neste tipo de assembleias. A lei deveria definir a possibilidade de realização de reuniões através, por exemplo, de plataformas digitais, a fim de evitar que as deliberações fossem impugnadas. As novas normas asseguram precisamente esse ponto. A legislação é positiva e vem ao encontro daquilo que reivindicámos, mas é pena que se limite a 2021. As assembleias virtuais podem e devem manter-se quando voltarmos à “normalidade", pois é cada vez mais comum o recurso às novas tecnologias.

Deve ser a administração do condomínio a escolher qual o método em que a assembleia se realiza. A maioria dos proprietários também pode pedi-lo. Se alguns condóminos não tiverem meios para participar nas reuniões online, a administração deve providenciá-los. Caso contrário, a assembleia decorre presencialmente ou no regime misto.

As atas também devem ser assinadas digitalmente, embora continue a existir a possibilidade de o fazer de forma manuscrita. Para que os condóminos consigam dar a sua concordância com o conteúdo da ata é aceite o mesmo tipo de assinaturas, mas igualmente uma declaração enviada para o correio eletrónico (e-mail) da administração. Esta declaração deve ser junta ao original da ata.

Estas normas são aplicáveis a todas as assembleias realizadas antes da sua entrada em vigor (2 de fevereiro de 2021), desde que cumpram os procedimentos. 

Como realizar uma assembleia do condomínio sem percalços

Relembramos-lhe as cinco principais dicas para que consiga organizar e realizar uma assembleia do condomínio.

Como convocar a assembleia

A assembleia de condóminos deve ser realizada na primeira quinzena de janeiro, mas nada impede que seja determinada outra data, desde que todos estejam de acordo: tem de existir unanimidade. Da convocatória, deve constar o dia, a hora e o local da reunião, a ordem de trabalhos (por exemplo, prestação de contas e aprovação do orçamento), as propostas a aprovar por unanimidade e a cópia dos relatórios de contas e do orçamento. A convocatória deve ser enviada por carta registada com dez dias de antecedência,
ou mediante aviso convocatório com a mesma antecedência. Nesta modalidade, os condóminos têm de assinar o recibo de receção (deve ser utilizado o livro de protocolo
para o efeito). A mera afixação de um anúncio no hall do edifício não é um método aceitável: tem apenas caráter informativo. A falta de qualquer um destes requisitos implica a invalidade da convocatória e, consequentemente, das deliberações.

Onde realizar a assembleia?

Por norma, os prédios mais recentes disponibilizam um espaço comum adequado à realização das assembleias. Contudo, nos mais antigos, as reuniões são realizadas no hall de entrada ou na casa de um dos condóminos, regra geral, do administrador. Na nossa proposta, solicitamos que assembleias possam ser realizadas de acordo com os moldes tradicionais, mas recorrendo a plataformas digitais, tais como o Zoom, ou o Teams, por exemplo.

Como realizar a assembleia

É natural que, ao longo dos anos, os condóminos adotem os seus métodos de trabalho. No entanto, se forem respeitadas algumas regras, a condução dos trabalhos pode tornar-se mais fácil. Em primeiro lugar, o administrador deve abrir a assembleia, distribuindo a lista dos participantes e identificando os condóminos, presentes ou
representados por procuração. Desta forma, determina-se se existe quórum para a aprovação das deliberações. Deve então também ser lida a ordem de trabalhos e feita uma introdução, seguindo-se a discussão das propostas. Faz-se a votação, resume-se as deliberações aprovadas e não aprovadas e, se possível, regista-se logo em ata. Por último, é lida a ata, que será dada a assinar aos presentes.

E se tiver de faltar?

Se um condómino não tiver possibilidade de comparecer na assembleia, pode, ainda assim, manifestar a sua opinião mediante duas vias. A primeira é fazendo-se representar por um terceiro, através de procuração. Não existem restrições: pode ser outro condómino, o administrador ou outra pessoa. Também é possível uma mesma pessoa representar vários condóminos, desde que não resultem daí conflitos de interesses. É aconselhável que a procuração apenas se cinja aos poderes relativos à assembleia em causa, de modo a não dar demasiada margem de manobra ao procurador. A segunda via para intervir é a ratificação. Com este método, o condómino que não possa comparecer ou designar um procurador transmite o seu sentido de voto por telefone ou por escrito (e-mail, por exemplo) a alguém que o represente e apresente um documento de ratificação das votações emitidas em seu nome. Contudo, trata-se de um procedimento que só é válido se for admitido pelo regulamento do condomínio ou pela assembleia.

O que são assembleias extraordinárias

A legislação refere expressamente a assembleia anual, mas, sempre que se considere necessário, é possível conduzir uma reunião. É o que se designa por assembleias extraordinárias. Podem ser convocadas se o administrador ou condóminos que representem, pelo menos, um quarto do valor total do edifício necessitem de discutir questões urgentes. Será o caso quando os condóminos não concordam com o modo de atuação do administrador. Mas, evidentemente, podem existir muitos outros motivos. Saiba mais sobre temas de condomínio no portal Condomínio DECO+.

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