Dicas

Reuniões de condomínio virtuais são uma alternativa segura

Como realizar, na “nova normalidade”, as tradicionais assembleias do condomínio? É possível manter os procedimentos legais com a segurança das novas tecnologias.

  • Dossiê técnico
  • Sofia Lima
  • Texto
  • Cláudia Sofia Santos
16 dezembro 2020
  • Dossiê técnico
  • Sofia Lima
  • Texto
  • Cláudia Sofia Santos
Assembleia virtual

iStock

As assembleias são uma importante componente da administração dos condomínios. Com a pandemia, ficaram pendentes até uma data em que a segurança estivesse reposta e a saúde pública assegurada. Mas a normalidade tarda em regressar e há rotinas que não podem ser indefinidamente adiadas. Há que encontrar alternativas.

E porque não realizar assembleias virtuais? A reunião decorreria de acordo com os moldes habituais, embora à distância, através das novas tecnologias. Contudo, a lei não prevê qualquer norma nesse sentido. E, ao não o fazer, abre a porta para que as deliberações tomadas dessa forma possam ser consideradas inválidas. É urgente a aprovação de lei que preveja expressamente a possibilidade de realizar assembleias sem a presença física dos condóminos.

São vários os edifícios que, devido à dimensão ou componente etária, com uma maioria de moradores idosos, não conseguem organizar a assembleia anual em segurança. Mesmo ultrapassando-se a situação atual, justifica-se a adoção de novos procedimentos, assim como a alteração da legislação, pois é cada vez mais comum o recurso às novas tecnologias. Iremos, por isso, partilhar esta nossa proposta com os grupos parlamentares e com o Governo. 

Como realizar uma assembleia do condomínio sem percalços

Relembramos-lhe as cinco principais dicas para que consiga organizar e realizar uma assembleia do condomínio.

Como convocar a assembleia

A assembleia de condóminos deve ser realizada na primeira quinzena de janeiro, mas nada impede que seja determinada outra data, desde que todos estejam de acordo: tem de existir unanimidade. Da convocatória, deve constar o dia, a hora e o local da reunião, a ordem de trabalhos (por exemplo, prestação de contas e aprovação do orçamento), as propostas a aprovar por unanimidade e a cópia dos relatórios de contas e do orçamento. A convocatória deve ser enviada por carta registada com dez dias de antecedência,
ou mediante aviso convocatório com a mesma antecedência. Nesta modalidade, os condóminos têm de assinar o recibo de receção (deve ser utilizado o livro de protocolo
para o efeito). A mera afixação de um anúncio no hall do edifício não é um método aceitável: tem apenas caráter informativo. A falta de qualquer um destes requisitos implica a invalidade da convocatória e, consequentemente, das deliberações.

Onde realizar a assembleia?

Por norma, os prédios mais recentes disponibilizam um espaço comum adequado à realização das assembleias. Contudo, nos mais antigos, as reuniões são realizadas no hall de entrada ou na casa de um dos condóminos, regra geral, do administrador. Na nossa proposta, solicitamos que assembleias possam ser realizadas de acordo com os moldes tradicionais, mas recorrendo a plataformas digitais, tais como o Zoom, ou o Teams, por exemplo.

Como realizar a assembleia

É natural que, ao longo dos anos, os condóminos adotem os seus métodos de trabalho. No entanto, se forem respeitadas algumas regras, a condução dos trabalhos pode tornar-se mais fácil. Em primeiro lugar, o administrador deve abrir a assembleia, distribuindo a lista dos participantes e identificando os condóminos, presentes ou
representados por procuração. Desta forma, determina-se se existe quórum para a aprovação das deliberações. Deve então também ser lida a ordem de trabalhos e feita uma introdução, seguindo-se a discussão das propostas. Faz-se a votação, resume-se as deliberações aprovadas e não aprovadas e, se possível, regista-se logo em ata. Por último, é lida a ata, que será dada a assinar aos presentes.

E se tiver de faltar?

Se um condómino não tiver possibilidade de comparecer na assembleia, pode, ainda assim, manifestar a sua opinião mediante duas vias. A primeira é fazendo-se representar por um terceiro, através de procuração. Não existem restrições: pode ser outro condómino, o administrador ou outra pessoa. Também é possível uma mesma pessoa representar vários condóminos, desde que não resultem daí conflitos de interesses. É aconselhável que a procuração apenas se cinja aos poderes relativos à assembleia em causa, de modo a não dar demasiada margem de manobra ao procurador. A segunda via para intervir é a ratificação. Com este método, o condómino que não possa comparecer ou designar um procurador transmite o seu sentido de voto por telefone ou por escrito (e-mail, por exemplo) a alguém que o represente e apresente um documento de ratificação das votações emitidas em seu nome. Contudo, trata-se de um procedimento que só é válido se for admitido pelo regulamento do condomínio ou pela assembleia.

O que são assembleias extraordinárias

A legislação refere expressamente a assembleia anual, mas, sempre que se considere necessário, é possível conduzir uma reunião. É o que se designa por assembleias extraordinárias. Podem ser convocadas se o administrador ou condóminos que representem, pelo menos, um quarto do valor total do edifício necessitem de discutir questões urgentes. Será o caso quando os condóminos não concordam com o modo de atuação do administrador. Mas, evidentemente, podem existir muitos outros motivos. Saiba mais sobre temas de condomínio no portal Condomínio DECO+.

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