Armazenamento online: como escolher a cloud

Escolher um serviço de armazenamento online, ou cloud, é hoje importante para manter segura a informação financeira e pessoal que guardamos nos nossos computadores, telemóveis ou tablets. Armazenar ficheiros como fotografias, vídeos e documentos num servidor de terceiros torna a informação acessível a partir de qualquer dispositivo ou lugar, facilitando a organização e a partilha de dados com amigos ou familiares. Mas há vários aspetos a ter em consideração na escolha do serviço mais adequado.

Planos de armazenamento da cloud

Os serviços de armazenamento online têm vindo a crescer em número e funcionalidades, mas todos parecem seguir estratégias semelhantes no que diz respeito aos planos de armazenamento, com versões direcionadas para os mesmos tipos de clientes.

• Versão gratuita. Todos oferecem um serviço gratuito, com capacidade de armazenamento limitada, restrições ao tamanho dos ficheiros e funcionalidades básicas. O objetivo é permitir que os utilizadores experimentem o produto e incentivá-los a fazer um upgrade para a versão paga.
• Versão Pro ou Premium. A versão paga dá acesso a mais espaço de armazenamento, geralmente entre 100 GB e 2 TB, sem restrições ao tamanho dos ficheiros carregados. Pode ser utilizada por um ou mais utilizadores e inclui opções mais avançadas de gestão e segurança de dados. Os preços variam, normalmente, entre 2 e 10 euros por mês. É o tipo de plano procurado por quem lida com quantidades consideráveis de dados e recorreria a um disco rígido portátil, por exemplo.
• Planos Business. Destinado a ambientes profissionais, estes planos oferecem espaço de armazenamento ilimitado, funcionalidades avançadas de segurança e personalização, e um suporte técnico mais robusto. Os preços dependem do número de utilizadores, podendo ser significativamente mais elevados para empresas com muitos funcionários.

Funcionalidades úteis dos serviços de armazenamento

• Edição e partilha de documentos. Permite editar e partilhar documentos e folhas de cálculo diretamente a partir da cloud, sem necessidade de instalar programas do Office.
• Edição colaborativa. Vários utilizadores podem editar o mesmo documento em simultâneo, assim como deixar notas ou mensagens com notificação automática, algo bastante útil em contexto de trabalho.
• Álbuns de fotografias. Permite organizar fotos por categorias e partilhá-las com outras pessoas.
• Acesso via web. Todos os ficheiros podem ser acedidos através de uma página web, desde que tenha um navegador com ligação à Internet.
• Aplicação móvel. As apps específicas para telemóveis e tablets facilitam a sincronização e a edição de documentos.

Cloud: quais os serviços mais utilizados?

Embora existam muitos serviços de armazenamento em cloud, os quatro mais utilizados são Google Drive, Microsoft OneDrive, Apple iCloud e Dropbox. O ideal é escolher um que se adapte ao sistema que utiliza atualmente.

Google Drive

Ideal para utilizadores de Gmail e dispositivos Android, o Google Drive inclui atalhos e aplicações pré-instaladas em telemóveis Android que permitem e facilitam a sincronização automática.

Microsoft OneDrive

Ideal para utilizadores de Windows, Outlook e da suite Microsoft Office, com possibilidade de utilização em âmbito mais profissional, o Microsoft One Drive permite a sincronização de e-mails (Outlook) e a edição colaborativa de documentos Word, Excel ou PowerPoint.

Apple iCloud

É o serviço de armazenamento ideal para utilizadores de dispositivos Apple (mac, iPad, iPhone).

Dropbox

É o ideal para quem procura uma solução independente e compatível com todos os sistemas.

Espaço de armazenamento necessário

Na escolha da cloud mais adequada, deve ter em consideração quanto pretende gastar e o espaço de armazenamento necessário para o tipo e a quantidade de ficheiros que precisa de guardar – documentos de texto e imagens ocupam menos espaço do que ficheiros áudio e vídeo, por exemplo.

Se não pretende pagar por um serviço de cloud, o Google Drive é a melhor opção, pois oferece mais armazenamento gratuito (15 GB), aplicado a todos os ficheiros que guardar no Google Drive, Google Fotos e Gmail.

Oferecendo menos espaço, seguem-se o One Drive e o iCloud, com 5 GB grátis, e o Dropbox, que apenas disponibiliza 2 GB. Qualquer um destes planos poderá ser suficiente se quiser apenas fazer cópias de segurança (backups) de alguns documentos importantes. Se pretende uma utilização mais abrangente, será uma questão de tempo até precisar de aumentar a capacidade de armazenamento.

Planos gratuitos

• Google Drive: oferece 15 GB de armazenamento gratuito.
• Microsoft OneDrive: oferece 5 GB de armazenamento gratuito.
• Apple iCloud: oferece 5 GB de armazenamento gratuito.
• Dropbox: oferece 2 GB de armazenamento gratuito.

Se precisar de mais espaço, terá de fazer o upgrade para uma das versões pagas dos respetivos serviços.

Planos pagos

• iCloud+: 50 GB por 0,99€/mês, 200 GB por 2,99€/mês, 2 TB por 9,99€/mês.
• Google One: 100 GB por 1,99€/mês, 200 GB por 2,99€/mês, 2 TB por 9,99€/mês.
• Microsoft OneDrive: 100 GB por 2€/mês, 1 TB por 10€/mês, 6 TB (plano familiar) por 13€/mês.
• Dropbox: 2 TB por 11,99€/mês, 3 TB por 19,99€/mês.

Qualquer uma das opções até 100 GB de armazenamento poderá ser suficiente para muitos utilizadores, permitindo manter backups automáticos a funcionar, a custo reduzido. Já para guardar álbuns de fotografias e vídeos, provavelmente será necessário um dos planos mais caros, com pelo menos 1 TB. A DECO PROteste reforça novamente a importância de trabalhar no ecossistema em que está habituado, com as respetivas ferramentas. Se Google Drive e One Drive se integram perfeitamente em Android e Windows, o iCloud está especialmente desenhado para utilizadores macOS/iOS, e nem dispõe de app para Android. O Dropbox adapta-se bem a todos os sistemas.

No entanto, há ainda a possibilidade de combinar dois serviços. Por exemplo, num cenário bastante comum em que um utilizador tem um iPhone, um computador com Windows e uma conta Gmail ou Outlook, poderá fazer sentido subscrever o iCloud+ para backups do telemóvel e complementar com Google One ou OneDrive para guardar os ficheiros do computador.

Outras funcionalidades

Em termos de funcionalidades extra, os quatro serviços oferecem ferramentas úteis que vão além do simples armazenamento.

Ferramentas de trabalho colaborativo

Todos os serviços de armazenamento em cloud permitem a partilha de documentos com outros utilizadores, com a possibilidade de visualizar e editar conteúdos em tempo real. Na maioria dos casos, quem recebe o ficheiro pode visualizá-lo mesmo sem conta no serviço em questão. Para editar o conteúdo, será necessário criar uma. Além disso, podem ainda ajustar-se as definições de partilha, controlando quem pode visualizar, comentar ou editar cada ficheiro.

Envio de ficheiros de grande dimensão

Todos os serviços de armazenamento permitem enviar ficheiros de grande dimensão, mas o Dropbox destaca-se com uma ferramenta dedicada que simplifica o processo (Dropbox Transfer).

Organização de fotografias

O iCloud e o Google Drive têm ferramentas intuitivas próprias para organizar fotografias por álbuns, enquanto o OneDrive e o Dropbox oferecem funcionalidades mais básicas.

Segurança e privacidade da cloud

De forma geral, todos os serviços de armazenamento oferecem níveis elevados de segurança, com encriptação dos dados em trânsito e em repouso, bem como autenticação de dois fatores. Contudo, nenhum deles utiliza encriptação “zero-knowledge”, o que significa que as empresas podem, tecnicamente, aceder ao conteúdo armazenado, se for necessário. É raro, mas acontece, por exemplo, em casos de obrigação legal.

• iCloud: destaque para funcionalidades de privacidade adicionais, como iCloud Private Relay e Hide My Email, que permitem ocultar o IP e o e-mail.
• OneDrive: oferece um "cofre pessoal" para dados mais sensíveis.
• Google e Microsoft: recolhem mais dados de utilização, o que pode ser um ponto a considerar por utilizadores mais preocupados com a privacidade.
• Dropbox: funcional, mas menos robusto em termos de segurança por defeito face às alternativas.