O melhor regime fiscal: simplificado ou contabilidade organizada?

Amélia Mendonça ficou desempregada aos 40 anos e decidiu investir num negócio próprio. Abrir um café. Escolheu o local, o nome e meteu mãos à obra. O mais complicado foi decifrar os encargos com o fisco. Meteu pés a caminho e foi a um serviço de finanças para declarar que iria ser empresária.

Também o poderia ter feito através da Internet, aliás atualmente pode abrir-se, alterar ou cancelar atividade através do Portal das Finanças. Para abrir atividade tem de escolher a categoria B e optar entre ter contabilidade organizada ou aderir ao regime simplificado.

No caso de Amélia optou pelo regime simplificado porque considerou que não teria serviços ou vendas anuais superiores a 200 mil euros (valor estipulado por lei). Neste tipo de regime, o rendimento sujeito a imposto corresponde a 75% do rendimento bruto do trabalhador independente. Só declara no IRS os seus rendimentos, já que as Finanças assumem automaticamente que um quarto dos mesmos são gastos com encargos necessários à atividade.

Porém, o caso desta empresária é um pouco diferente devido ao ramo em que abriu o negócio. Nas atividades enquadradas no setor da restauração e bebidas, ou hoteleiro, o Fisco considera 15% do total dos montantes ganhos como rendimento sujeito a imposto. E, como desde 2015 já não se é obrigado a permanecer durante três anos no regime simplificado, quem decidir mudar para a contabilidade organizada, basta entregar uma declaração de alterações até ao final de março do ano em que pretende usar este regime. Amélia considerou ser a melhor opção para si.

Faturação acima de 200 mil euros

O negócio correu bem e Amélia em 2016 mudou para o regime de contabilidade organizada. Uma pausa nesta história: mesmo quem não esteja obrigado a estar enquadrado neste regime mas, ao longo do ano, reunir despesas com a atividade independente superiores a 25% dos rendimentos brutos obtidos, será mais vantajoso passar para a contabilidade organizada. Ao contrário do regime simplificado, que só permite deduzir 25% das despesas, na contabilidade organizada é considerada a totalidade. Com alguns limites: veja no quadro o que pode deduzir.

Voltando à história da empreendedora Amélia Mendonça, esta andava radiante com os resultados obtidos. Mas mais lucro equivale também a mais responsabilidades e obrigações. Teve de contratar um contabilista certificado e inscrito na respetiva ordem profissional. A declaração de IRS e as restantes declarações de caráter fiscal têm de ser assinadas por estes profissionais. Só a contabilidade organizada permite deduzir as despesas decorrentes do exercício da atividade (almoços com clientes, transportes ou amortizações de automóveis e computadores, por exemplo) e, assim, reduzir os montantes sujeitos a imposto. É, por isso, uma excelente opção para quem tem bastantes proveitos da categoria B e, sobretudo, muitas despesas dedutíveis, em regra superiores a 25% do rendimento obtido.

Quando as contas somaram 100 mil euros teve de adquirir um software certificado, aliás o que acontece a todos os empresários. Só estão dispensados desta obrigação se tiverem obtido, no período de tributação anterior, um volume de negócios inferior ou igual a 100 mil euros; ou se os documentos emitidos o forem através de distribuição automática ou prestação de serviços em que seja habitual a emissão de talão, bilhetes de ingresso ou de transporte.

E as despesas?

Pode apresentar algumas despesas mas há regras. Comecemos pelo automóvel. O fisco só permite afetar ao exercício da atividade um veículo por titular de rendimentos da categoria B, por sócio, no caso de sociedades de profissionais, e por trabalhador ao serviço dos referidos contribuintes quando, em qualquer caso, se comprove que o seu uso é indispensável.

Quanto às ajudas de custo e compensações pela deslocação em viatura própria do trabalhador, se estas tiverem um valor acima do fixado anualmente em portaria, são tributadas como rendimentos da categoria A por quem as recebe. No regime da contabilidade organizada, há várias despesas sujeitas a uma taxa de tributação autónoma.

O que pode amortizar

Amélia Mendonça comprou um carro, um computador e um telemóvel por isso, pode ir amortizando o investimento ao longo dos anos. Estas permitem reduzir bastante o rendimento sujeito a imposto. A amortização de um automóvel, por exemplo, uma vez que é um dos bens mais adquiridos pelos empresários, é concretizada por quotas constantes, no máximo, de 25%, com base no valor de compra. Logo, tem de ser amortizado em 4 anos, período considerado de vida útil para os ligeiros.

Para um carro de 22 500 euros, a amortização anual será de 5625 euros (22 500 × 25%). Este valor deve constar do mapa de reintegrações e amortizações (Modelo 32.1). O fisco considera a totalidade das amortizações, para qualquer titular de rendimentos empresariais e profissionais. O valor a inscrever, no anexo C, é, para o exemplo apresentado, de 5625 euros. Na prática, será deduzido na totalidade aos rendimentos brutos da categoria B. Para beneficiar de outras deduções com o automóvel, como combustível, estacionamento ou reparações, este deve estar afeto ao exercício da atividade profissional.